Відмінності між версіями «1. Реєстрація документів»

Версія за 08:26, 22 липня 2012

Scso46 <a href="http://vkrolnjmbqsg.com/">vkrolnjmbqsg</a>, [url=http://ibxgniqnwpfe.com/]ibxgniqnwpfe[/url], [link=http://emngsjfetmqe.com/]emngsjfetmqe[/link], http://etjknlnqzvik.com/

2.Карткова система реєстрації документів

Єдина реєстраційно-контрольна картка оформляється на папері формату А5 або А6 Форма реєстраційно-контрольної картки У поля картки заносять наступну інформацію. Кореспондент. Для вхідних документів в цій позиції указують реквізит 06 документа, що поступив, для витікаючих - відомості переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування організації. Для внутрішніх - указують вид документа (08).

Дата надходження і реєстраційний номер. Заповнюється тільки при реєстрації вхідних документів. Дата і номер документа. Відомості переносяться з бланка (09,10 реквізитів). Короткий зміст - заголовок документа (17); Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі). При реєстрації вхідних документів в позицію 5 послідовно вноситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99 директорові) і перерозподілу, тобто резолюція керівника (16). Записи датуються. При реєстрації внутрішніх документів указують прізвища тих посадових осіб, кому дани доручення. (Інформація з тексту документа).

У позиції 6 указують термін (терміни) виконання на підставі резолюції, аналізу змісту (для вхідних документів) або тексту (для внутрішніх документів).

У позиції 7 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості відповідають реквізиту 27.

Фонд №, Опис №, Справа № - позиції для фіксації відміток про зберігання виконаного документа. Як варіант, може використовуватися інша форма запису відомостей про зберігання виконаного документа:

У позиції «Примітка» указується фактичне місцезнаходження документа в тому випадку, якщо виконаний документ в справу не поміщений або витягує із справи. Записи датуються. При картковій системі реєстрації для привласнення реєстраційних номерів використовується нумераційний бланк - лист паперу формату А4 з проставленими на нім порядковими номерами. Нумераційні бланки оформляють для кожного реєстраційного масиву (окремо для тих, що входять, витікаючих і кожному різновиду внутрішніх документів). Привласнений документу порядковий номер викреслюється з нумераційного бланка.

3. Індексація

Індексація - проставляння при реєстрації порядкових номерів і необхідних умовних позначень, вказуючих місце складання або зберігання документа. Як умовні позначення можуть використовуватися порядкові номери (коди) з класифікатора постійних кореспондентів, структурних підрозділів або посадових осіб, питань діяльності і так далі Наприклад: 02-12/156, де:

02 - належна особа - адресат; 12 - кореспондент; 156 - порядковий реєстраційний номер.

Найбільш оптимальною прийнято рахувати індексацію з використанням номера справи по номенклатурі справ, оскільки номер справи одночасно указує і на місце зберігання, і на авторство, і на зміст документа. Наприклад: 01-20/156, де: 01-20 - номер справи по номенклатурі справ; 156 - порядковий реєстраційний номер.

При індексації вхідних, витікаючих і внутрішніх документів слід використовувати одноманітну систему умовних позначень (індексів), в основі якої лежать наступні правила: розташування складових частин індексу має бути постійним; система індексів, вживана в організації, повинна залишатися незмінною протягом тривалого проміжку часу.

Якщо в конкретній організації при невеликому об'ємі документообігу для оперативного пошуку документа або інформації про нього необхідним достатнім є використання тільки порядкового реєстраційного номера, система індексів може не розроблятися.

4.Систематизація реєстраційно-контрольних карток (РКК)

Масив реєстраційно-контрольних карток утворює довідково-контрольну картотеку. Картки в картотеці мають бути розставлені в певному порядку, тобто систематизовані відповідно до вибраних ознак систематизації. Ознаки систематизації (пошукові ознаки) РКК:

алфавітний; географічний (регіональний); кореспондентський; номінальний (по видах і різновидах документів); наочно-питальний (по заголовку, змісту); структурний (по структурі організації, по відділах); хронологічний (по даті) і так далі

При розстановці РКК, як правило, вдається активізувати декілька пошукових ознак (зазвичай 3 - 5). Наприклад, картки документів, що поступили і відправлених, можна розставити за змістом, питання розташувати за абеткою, усередині наочної рубрики картки систематизувати по назвах регіонів, розташованих за абеткою, в кожному регіоні розподілити картки по кореспондентах, а найменування організацій-кореспондентів розташувати в алфавітному порядку і так далі.

5.Контроль виконання документів

Контроль - невід'ємна (основна) функція управління і необхідний елемент управлінської діяльності. Мета контролю - своєчасного і якісного виконання кожного доручення. У контрольній діяльності розрізняють дві групи операцій: контроль виконання по суті поставлених завдань; сроковий контроль. Контроль виконання по суті поставлених завдань здійснюють керівники всіх рангів. Контроль за дотриманням термінів виконання доручень завжди покладається на апарат керівника (службу ДОУУ). У контрольній діяльності служби ДОУУ виділяють декілька етапів:

1. Постановка документа на контроль, оформлення відмітки про контроль в документі (18) і в реєстраційній формі. Підставою для цього може бути: резолюція керівника (16); аналіз змісту тексту (19). Документ ставиться на контроль в тому випадку, якщо в тексті вказані або передбачаються конкретні терміни виконання.

2. Систематизація реєстраційних форм по термінах виконання. Систематизація проводиться з метою виявлення документів, термін виконання яких закінчується «сьогодні», «завтра», «післязавтра». При журнальній формі реєстрації передбачається щоденна вибірка і повторна фіксація журнальних записів. При використанні РКК необхідно вибрати картки з відміткою До або КОНТРОЛЬ і розставити їх в окремій рубриці в порядку прямої хронології (... 01.09.99, 02.09.99...) по термінах виконання. Комп'ютерні програми реєстрації і контролю виконання документів повинні робити вибірку по термінах виконання автоматично.

3. Повідомлення і нагадування виконавцеві про терміни виконання (під час передачі документа на виконання, за три дні до закінчення контрольного терміну, в день виконання).

4. Повідомлення керівника (контролерові) про терміни виконання доручення (за один день до закінчення терміну виконання, в день виконання).

5. Зняття документа з контролю або перенесення контрольних термінів. Підставою для цього має бути тільки думка керівника, виражена в письмовій (підпис, гриф твердження, резолюція) або усній формі.

6. Складання періодичної довідки або зведення про виконавську дисципліну. Передбачуваний склад інформації: кількість документів, узятих на контроль, кількість виконаних (в строк, з порушенням контрольного терміну) документів і що знаходяться на виконання (в строк, з порушенням контрольного терміну). Довідка може містити зведення про виконавську дисципліну кожного структурного підрозділу, кожного виконавця або організації в цілому.